Новости Фонды Вопрос-ответ Контакты
 

Наш адрес:
Чебоксары,
пр. И. Яковлева, 12 а
тел. (8352) 51-03-93

Часы работы:
Понедельник–пятница с 08:00 до 17:00, суббота и воскресенье - выходной

Подробная информация




Портал культурного наследия КУЛЬТУРА.РФ
Защитим себя от терроризма
Министерство культуры Чувашской Республики
Книга памяти жертв политических репрессий
Портал Архивы России
Портал госуслуг Чувашской Республики
Проект «Киномобиль едет в школу»
Министерство культуры Российской Федерации


Положение об отделе по обеспечению сохранности электронных и кинодокументов

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ И КИНОДОКУМЕНТОВ

1. Общие положения
1.1. Отдел обеспечения сохранности электронных и кинодокументов является структурным подразделением бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее Учреждение).
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики: приказами, решениями и указаниями Федерального архивного агентства, Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее Минкультуры Чувашии), распоряжениями отдела архивов Минкультуры Чувашии; уставом, приказами Учреждения, а также настоящим Положением.
1.3. Положение об отделе утверждается Директором Учреждения.

II. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
2.1. Организация хранения и обеспечения сохранности документов Учреждения. Проведение комплекса работ по обеспечению физической сохранности документов.
2.2. Государственный учет электронных и кинодокументов Учреждения.
2.3. Разработка основных направлений и анализ работы Учреждения по обеспечению сохранности и государственному учету документов, подготовка предложений по его совершенствованию.
2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности государственного учета электронных и кинодокументов, внедрение его в практику работы отдела, Учреждения.
2.5.   Проведение методических разработок по вопросам обеспечения сохранности электронных и кинодокументов.
 
III. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Готовит предложения к проектам целевых программ, основным направлениям развития Учреждения, перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу вопросам, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
3.2. Осуществляет прием документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.
3.3. Обеспечивает поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, режим доступа в архивохранилище, соблюдение правил пожарной безопасности в них, контролирует правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ.
3.4. Участвует в определении потребностей Учреждения в оборудовании для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния. Организует и координирует проведение санитарных дней в архивохранилищах.
3.5. Определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов, организует и координирует эту работу в архивохранилище. Организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных документов.
3.6. Организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния документов на кинопленке, фильмофонда.
3.7. Выполняет работы по улучшению физического состояния кинодокументов, фильмофонда, находящихся на хранении в Учреждении: текущий, капитальный, восстановительный ремонты и увлажнение.
3.8. Подготавливает и выдает электронные, кинодокументы, кинофильмы сотрудникам Учреждения, сторонним организациям.
3.9. Проводит проверку технического состояния документов, кинофильмов после возврата и расстановку их на свои места.
3.10. Организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами.
3.11. Проводит шифровку единиц хранения кинодокументов, кинофильмов нумерацию и проверку нумерации частей, оформление частевых коробок.
3.12. Обеспечивает сохранность фильмофонда, контролирует соблюдение правил сохранности выданных фильмов, их своевременный возврат в фильмохранилище.
3.13. Осуществляет государственный учет электронных и кинодокументов в соответствии с указаниями Росархива,  Минкультуры Чувашии.
3.14. Участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета документов, хранящихся в Учреждении и архивах учреждений, организаций и предприятий – источников комплектований архива.
3.15. Координирует работу фильмохранилища по рациональному размещению фильмов и обеспечению их сохранности.
3.16. В установленном порядке участвует в выполнении договорных работ, осуществляемых отделами Учреждения.
3.17. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов Учреждения, готовит предложения по ее совершенствованию.
3.18. Принимает участие в подготовке предложений к основным направлениям в тематике научно-исследовательской и методической работы Учреждения в области обеспечения сохранности и государственного учета документов.
3.19. Разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, Учреждения.
3.20. Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.
3.21. Проводит экономический анализ работы отдела и сотрудников, анализирует уровень выполнения норм выработки в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
3.22. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров Учреждения, подготавливает предложения по проектам программ, планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
3.23. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и государственного учета, внедряет его в практику работы отдела Учреждения.
3.24. Участвует в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям.
3.25. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, Минкультуры Чувашии, приказов директора Учреждения по профильным отделу направлениям.
3.26. Участвует в проведении экспертизы ценности кинодокументов, поступающих на хранение в архив из источников комплектования архива.
3.27. В установленном порядке выполняет договорные работы, платные услуги учреждениям, организациям, гражданам по профильным отделу направлениям.
 
IV. Права
Отделу предоставляется право:
4.1. Представлять в установленном порядке Учреждение по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать в установленном порядке от юридических лиц необходимые сведения о создании и ведомственном хранении кинодокументов, отнесенных к Архивному фонду Чувашской Республики.
4.3. Получать от других структурных подразделений Учреждения материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.
4.4. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Учреждения для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.5. Участвовать в работе дирекции, ЭМК и других научно-совещательных органов Учреждения.
4.6. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными организациями и другими учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами, средствами массовой информации, в том числе зарубежными, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.7. Вносить на рассмотрение руководства Учреждения предложения по профильным отделу направлениям.
4.8. Привлекать в установленном порядке квалифицированных специалистов других Учреждений в качестве консультантов и экспертов.
4.9. Разрабатывать на основе типовых и представлять руководителю Учреждения на утверждение нормы времени на основные виды работ, инструкции, положения, прейскуранты и т.д. по направлениям деятельности отдела.

V. Организация работы
5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности директором Учреждения.
5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела и вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе долгосрочных программ, текущих планов, утверждаемых директором Учреждения.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями Учреждения, архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Учреждения в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ с учетом фонда оплаты труда, установленного Учреждению.
5.6. Работники отдела назначаются на должность приказами директора Учреждения по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.
5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

   
     
Разработка сайта - ООО "Интернет-Сервис"  

Портал Архивы Чувашии Государственный исторический архив ЧР Государстенный архив современной истории ЧР Государственный архив печати ЧР